Osgoode Properties

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Introduction

Osgoode Properties Ltée (« le Propriétaire ») s’engage à protéger l’information dont il dispose. Cette Politique de confidentialité (la « Politique ») a été élaborée dans le but d’expliquer l’usage que fait le propriétaire des renseignements personnels recueillis et ses responsabilités, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »).

 

Qu'est-ce que la LPRPDE?

La LPRPDE relève de la législation fédérale, c’est elle qui régit la collecte, l’usage et la divulgation de renseignements personnels dans le respect de votre droit à la vie privée en ce qui a trait à ces renseignements. La LPRPDE soupèse les besoins qu’un organisme aurait de recueillir, d’utiliser ou de divulguer ces renseignements à des fins qu’une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances pertinentes.

 

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

Est considéré renseignement personnel, toute information qui se rapporte à tout particulier que l’on peut identifier. Les renseignements personnels sont par exemple : le sexe, la date de naissance, le numéro du permis de conduire, l’adresse actuelle et toute adresse précédente, le numéro de téléphone, l’état civil, l’état du crédit, les noms d’anciens propriétaires, le numéro d’assurance sociale, le revenu, le nom de l’employeur et autres renseignements relatifs à l’emploi, les noms des membres de la famille et le loyer mensuel.

 

Qu’est-ce que cette politique englobe?

Cette politique relate la manière dont le propriétaire se plie à la LPRPDE incluant les fins auxquelles les renseignements sont recueillis, employés et divulgués, ainsi que la manière dont ce dernier traite les renseignements personnels et vos droits relativement à ces informations. Cette politique se fonde sur les principes du Conseil canadien des normes de code type trouvé en annexe II de la LPRPDE, où est consignée l’obligation à la confidentialité de la part du propriétaire. Cette politique s’applique également à toutes les personnes, incluant les éventuels locataires, et dont les renseignements personnels sont recueillis par le propriétaire.

 

Responsabilité

La protection des renseignements personnels en possession du propriétaire, incombe à son commissaire à la vie privée. Le commissaire désigné peut occasionnellement changer, cependant, son identité sera dévoilée sur demande.

Le propriétaire pourra à l’occasion, divulguer à un tiers les renseignements personnels en sa possession, mais toujours dans un but déterminé et avec votre consentement. Lorsqu’il les divulguera, il utilisera des moyens contractuels pour s’assurer que cette tierce personne traite ces renseignements conformément aux normes de la LPRPDE.

La protection de votre vie privée est le premier souci du propriétaire. Conséquemment, des formalités ont été adoptées afin de mettre en application cette politique. Les employés du propriétaire ont reçu une formation adéquate quant à cette politique et les moyens qui existent pour en assurer l’application.


Identification des objectifs

On peut avoir recours à un gestionnaire. Le propriétaire se réserve le droit de faire appel à une entreprise de gestion pour exploiter ses immeubles locatifs. L’entreprise de gestion peut changer selon l’immeuble. Lorsqu’on fait appel à une telle entreprise, les renseignements personnels des locataires dudit immeuble, passeront du propriétaire à l’entreprise de gestion et pourront être recueillis, employés et divulgués à toute fins pertinentes. Dans le cadre de cette entente, le locataire ne peut retirer son consentement ni pendant la durée ni lors du renouvellement de son bail.

Les copropriétaires. Les immeubles peuvent être détenus en copropriété par un ou plusieurs copropriétaires. Le copropriétaire peut être différent selon l’immeuble et peut changer de temps en temps. Lorsqu’un immeuble est détenu en copropriété, les renseignements personnels des locataires de cet immeuble peuvent passer du\des copropriétaire(s) au propriétaire et peuvent être receuillis, employés et divulgués, par soit le(s) copropriétaire(s) et\ou le propriétaire à toutes fins pratiques. Dans le cadre de cette entente, le locataire ne peut retirer son consentement ni pendant la durée ni lors du renouvellement de son bail.

Location et affaires. Les renseignements personnels sont recueillis afin de permettre au propriétaire de mener ses affaires. Cela sous-entend tout ce qui a trait à la possession, l’exploitation, la gestion ou l’administration des lieux locatifs – tout ce qui concerne l’exercice des droits du propriétaire, l’exécution de ses obligations ou l’application des recours dictés dans le bail, par la loi ou par toute autre entente à laquelle le propriétaire et le locataire ou le propriétaire et la personne garante, sont soumis. D’autres activities relatives à la location dans l’immeuble (par exemple, répondre aux requêtes des locataires, se présenter devant le tribunal de la régie des loyers de l’Ontario), la perception des loyers ou autres sommes dues, ou renseigner les locataires des différents règlements de l’immeuble) et autre occupation pertinente à la gestion de toute entreprise, telle l’établissement de dossiers pour fins de déclaration d’impôts ou l’émission de reçus. Le consentement ne peut être retiré ni pendant la durée du bail, ni lors de son renouvellement, ou pendant que le locataire est encore débiteur du propriétaire.

Déclaration pertinente raisonnable. Lorsque le propriétaire vend ou finance un immeuble, les renseignements personnels des locataires et de la personne qui se porte garante (s’il y a lieu) doivent être divulgués à l’éventuel acheteur ou agent hypothécaire. Parmi les renseignements divulgués, on trouvera : l’emplacement et les dimensions des lieux locatifs, le montant du loyer, si tel est le cas, les arrérages de loyer actuels ou passés, la cote de crédit du locataire et de la personne garants ainsi que d’autres renseignements similaires. Le registre des loyers sert à l’évaluation de la valeur marchande d’un immeuble. Il est impératif que sa teneur soit divulguée à l’acheteur ou à l’agent hypothécaire pour permettre d’estimer les risques dans l’achat ou le financement d’un immeuble. Le consentement ne peut être retiré ni pendant la durée du bail, ni lors de son renouvellement.

Les fins de commercialisation secondaires. Le propriétaire peut employer et divulguer des renseignements personnels qui ne comportent rien de confidentiel, tels les noms et adresse, à d’autres organisations pour des services de marketing aux locataires. Toutefois, le consentement dans de tels cas, peut être retiré à tout moment en contactant le propriétaire par téléphone ou à l’adresse indiquée à la fin de ce document, cependant le propriétaire demandera un avis de 30 jours avant d’effectuer ce retrait. Il faut souligner, que le marketing aide le propriétaire à maintenir ses bas prix; lorsqu’on retire ce consentement de divulgation des renseignements non-confidentiels, les conséquences pourraient se traduire en une hausse des loyers.

Vérification du crédit. Les renseignements personnels sont recueillis dans le but de mener une vérification de crédit des éventuels locataires ainsi que de la personne qui se porte garante (s’il y a lieu). La vérification du crédit est un outil d’évaluation de risques qui certifie que vous serez en mesure d’effectuer le paiement de votre loyer ou, dans le cas de personnes garantes, pour déterminer leurs capacités à tenir un tel rôle. En refusant de fournir de tels renseignements, et de consentir à ce qu’ils soient employés afin d’effectuer des vérifications, le propriétaire se réserve de droit de vous refuser la location d’un loyer. Ce dernier conservera les résultats de vérification de crédit pour une période allant de deux semaines à sept ans, à la suite (i) d’un refus ou (ii) au terme de votre location.

Les références. (1) Les renseignements personnels du locataire peuvent être employés pour fournir l’historique de son crédit et son historique de location à des tiers. Votre consentement devient alors automatique dans de tels cas. (2)Les renseignements personnels du locataire sont recueillis afin de mener des vérifications de références durant la demande d’application. Ces vérifications comprennent des renseignements de l’actuel propriétaire et de tout autre propriétaire précédent en ce qui a trait au paiement du loyer, du bruit, et des plaintes. Les vérifications comprendront également une confirmation de l’identité de votre employeur et de votre salaire. Les vérifications de références sont autant d’outils d’évaluation de risques qui permettent de vérifier vos capacités de louer. Votre refus de fournir des noms et numéros de téléphone ou de consentir à ce qu’ils soient utilisés pour vérification de références, sont des raisons suffisantes qui permettent au propriétaire de refuser de vous louer un logement. Ce dernier conservera les résultats de vérification de crédit pour une période allant de deux semaines à sept ans, à la suite (i) d’un refus ou (ii) au terme de votre location.

Identification. Les renseignements personnels sont recueillis afin d’établir votre identité. Le consentement ne peut y être retiré, ni durant votre bail ni lors de son renouvellement.

Évaluation. En vertu de la Loi sur l’évaluation (Ontario) vos renseignements personnels doivent être révélés à la Corporation municipale de l’évaluation de la propriété dans le but d’estimer la valeur de la propriété que vous habitez. Ces renseignements sont fournis pour des raisons de taxation municipale. Dans un tel cas, votre consentement n’est pas requis étant donné que la divulgation de ces renseignements est exigée et conforme aux lois provinciales.

La demande à l’accès du colocataire. Vos renseignements personnels peuvent être révélés à un locataire ou une personne garante avec qui vous avez signé une entente de location, si ce locataire ou garant requiert l’accès à ses propres renseignements personnels.

Changement de propriétaire ou de gestion. Lors d’une vente ou d’un changement de la gestion d’un immeuble, vos renseignements personnels peuvent être dévoilés à l’acheteur ou au nouveau gestionnaire de l’immeuble, et employés par eux, s’il y a lieu, pour toutes fins indiquées dans la politique. Le consentement ne peut être retiré ni pendant la durée du bail, ni lors de son renouvellement.

 

Consentement

Le consentement est obligatoire pour la collecte de renseignements personnels aux fins ci-dessus mentionnées, ou toutes autres fins que le propriétaire précisera.

Le type de consentement requis par le propriétaire changera en fonction du caractère confidentiel de l’information requise et des attentes raisonnables du locataire, du candidat et de la personne garante. Le consentement sera implicite pour toutes les raisons à moins qu’on indique que pour une telle raison spécifique, le consentement explicite sera exigé.

Le propriétaire se réserve le droit de recueillir, d’employer ou de divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les circonstances consignées dans la LPRPDE. Par exemple, il peut soumettre ces renseignements à une agence de recouvrement pour pouvoir récupérer la somme d’un loyer dû.

 

Limitation de la collecte

Le propriétaire ne recueillera pas de renseignements personnels à tort et à travers. Il se bornera à recueillir les renseignements pertinents à son dossier.

De façon générale, le propriétaire recueille des renseignements personnels par votre entremise, mais ces derniers peuvent également être recueillis d’autres sources, incluant les bureaux de crédit, les employeurs, les propriétaires précédents, les sources de références et d’autres locataires ou personnes qui estiment être en mesure de fournir des renseignements.

Les renseignements personnels que vous divulguez au propriétaire peuvent être perçus de différentes manières : soit, directement de votre bouche, par le biais de vos transactions avec le propriétaire ou par ce qu’il aura observé à votre propos.

Le type de renseignement personnel recueilli comprend : (i) des renseignements relatifs à la location, notamment, les noms, adresse, le coût du loyer, l’historique de paiement, les plaintes, les requêtes etc.; (ii) l’information nécessaire à la vérification de crédit, (iii) l’information nécessaire pour évaluer vos aptitudes de location, telles, les détails sur votre emploi et des références de propriétaires précédents; et (iv) des renseignements utiles pour établir votre identité.

 

Restrictions, divulgation et conservation

Le propriétaire emploie et divulgue les renseignements seulement aux fins pour lesquelles ils étaient originellerement destinés, ou en conformité avec la LPRPDE. Si pour une nouvelle raison ces renseignements doivent être utilisés ou divulgués il faudra consigner la raison et obtenir auparavant votre consentement pour ce faire.

À moins d’avis contraire, le propriétaire conservera les renseignements personnels d’un locataire pour une période minimale de sept ans, suivant l’expiration du bail. On se débarrassera des renseignements à l’aide d’un déchiqueteur ou par une autre forme de destruction. On peut également avoir recours aux services d’un tiers pour la destruction de ces renseignements, toutefois, on exigera de lui une garantie de la protection desdits renseignements.


Exactitude

Les renseignements personnels seront précis, complets et actuels tel que requis pour les besoins auxquels ils sont destinés. Le locataire se doit d’informer le propriétaire des changements survenus dans ses renseignements personnels. Le propriétaire vous exhorte à examiner votre bail, l’application ou tout autre document que vous lui soumettrez afin de vous assurer de leur exactitude. Si vous doutez de l’exactitude des renseignements recueillis par votre propriétaire, contactez-le au numéro de téléphone ou à l’adresse indiquée à la fin de ce document.

 

Garanties

Le propriétaire protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès sans permission, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la contrefaçon, au moyen de mesures de sécurité appropriées à la nature confidentielle des renseignements. Les documents sont protégés en les maintenant dans des endroits réservés aux employés, et\ou entreposés dans des filières ou pièces verrouillées. Les employés du propriétaire comprennent la nécessité de protéger ces renseignements et ne les utilisent qu’au besoin. Le propriétaire se sert également de pare-feux et de mots de passe afin de protéger les renseignements personnels électroniques.

 

Ouverture

Les règles et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels sont consignées dans la présente politique. Vous pouvez obtenir des informations et des documents supplémentaires du commissaire à la vie privée. Ils comprennent :

  • Un formulaire de demande de renseignements personnels pour demander ou avoir accès aux renseignements personnels dont dispose le propriétaire, et
  • Un formulaire de plainte sur la confidentialité, utilisé pour toute plainte sur la façon dont le propriétaire fait usage des renseignements personnels.

 

Accès individuel

 

Par demande écrite, le propriétaire divulguera l’existence, l’utilisation et toute divulgation qu’il aura faites des renseignements personnels et vous donnera l’accès à vos renseignements. Les demandes écrites devraient être adressées au commissaire à la vie privée à l’adresse indiquée à la fin de ce document. Les formulaires de demande de renseignements personnels sont disponibles auprès du propriétaire. Si vous avez besoin d’aide au sujet de cette requête, veuillez contacter le commissaire à la vie privée.

Le propriétaire donnera suite à une demande d’accès dans les trente (30) jours, à moins d’un besoin de temps supplémentaire, en vertu de la LPRPDE, auquel cas la demande pourrait se prolonger pendant trente (30) jours supplémentaires. Le propriétaire pourrait percevoir des frais de requête , à condition que vous en soyez instruit à l’avance et que vous ne retiriez la requête.

Le propriétaire pourrait exiger des informations supplémentaires afin de pouvoir localiser certains renseignements personnels. Si tel est le cas, les renseignements supplémentaires ne seront employés que pour localiser lesdits renseignements personnels.

Si les renseignements personnels que vous avez déjà soumis se révèlent incomplets ou erronés, ils seront modifiés en conséquence. Là où il y a indication, ces nouveaux renseignements seront transmis à des tiers qui les utilisent déjà.

Dans certains cas, le propriétaire ne se pliera pas aux demandes d’accès.

  • Si elles révèlent des informations au sujet d’un tiers;
  • Si les renseignements personnels sont sujets à des sollicitations commerciales;
  • Si ce faisant, elles révèlent des renseignements confidentiels de nature commerciale; et
  • Si ces renseignements avaient été recueillis au cours de la procédure de résolution d’une dispute formelle.

Si le propriétaire ne se soumet pas à une demande d’accès, il vous fera connaître les raisons de ce refus.

 

Conformité à la règlementation

Toute question concernant le respect de la PRRPDE par le propriétaire devrait être soumise au commissaire à la vie privée. Pour porter plainte, un formulaire de plaintes concernant la protection de la vie privée est disponible au bureau du commissaire à la protection de la vie privée. Le propriétaire fera des recherches et répondra aux plaintes soumises par écrit dans les quatre-vingt-dix jours (90) suivant la réception de la plainte. Si le propriétaire trouve une plainte justifiée ce dernier prendra les mesures nécessaires, incluant, si besoin est, l’amendement de ses procédures et politiques.

 

À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

 

Osgoode Properties Ltée.

1284 Rue Wellington

Ottawa, Ontario

K1Y 3A9

(Téléphone) : (613) 729-0656  (Téléc) : (613) 729-7991