Introduction
Osgoode Properties Ltée (« le
Propriétaire ») s’engage à protéger
l’information dont il dispose. Cette
Politique de confidentialité (la « Politique »)
a été élaborée
dans le but d’expliquer l’usage
que fait le propriétaire des renseignements
personnels recueillis et ses responsabilités,
en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(« LPRPDE »).
Qu'est-ce que la LPRPDE?
La LPRPDE relève de la législation
fédérale, c’est elle qui
régit la collecte, l’usage et
la divulgation de renseignements personnels
dans le respect de votre droit à la
vie privée en ce qui a trait à ces
renseignements. La LPRPDE soupèse les
besoins qu’un organisme aurait de recueillir,
d’utiliser ou de divulguer ces renseignements à des
fins qu’une personne raisonnable jugerait
appropriées dans les circonstances
pertinentes.
Qu’est-ce que les renseignements personnels?
Est considéré renseignement personnel, toute
information qui se rapporte à tout particulier que
l’on peut identifier. Les renseignements personnels
sont par exemple : le sexe, la date de naissance, le
numéro du permis de conduire, l’adresse actuelle
et toute adresse précédente, le numéro
de téléphone, l’état civil, l’état
du crédit, les noms d’anciens propriétaires,
le numéro d’assurance sociale, le revenu, le
nom de l’employeur et autres renseignements relatifs à l’emploi,
les noms des membres de la famille et le loyer mensuel.
Qu’est-ce que cette politique
englobe?
Cette politique relate la manière dont le propriétaire
se plie à la LPRPDE incluant les fins auxquelles
les renseignements sont recueillis, employés et divulgués,
ainsi que la manière dont ce dernier traite les renseignements
personnels et vos droits relativement à ces informations.
Cette politique se fonde sur les principes du Conseil canadien
des normes de code type trouvé en annexe II de la
LPRPDE, où est consignée l’obligation à la
confidentialité de la part du propriétaire.
Cette politique s’applique également à toutes
les personnes, incluant les éventuels locataires,
et dont les renseignements personnels sont recueillis par
le propriétaire.
Responsabilité
La protection des renseignements personnels
en possession du propriétaire, incombe à son
commissaire à la vie privée.
Le commissaire désigné peut
occasionnellement changer, cependant, son
identité sera dévoilée
sur demande.
Le propriétaire pourra à l’occasion,
divulguer à un tiers les renseignements
personnels en sa possession, mais toujours
dans un but déterminé et avec
votre consentement. Lorsqu’il les divulguera,
il utilisera des moyens contractuels pour
s’assurer que cette tierce personne
traite ces renseignements conformément
aux normes de la LPRPDE.
La protection de votre vie privée
est le premier souci du propriétaire.
Conséquemment, des formalités
ont été adoptées afin
de mettre en application cette politique.
Les employés du propriétaire
ont reçu une formation adéquate
quant à cette politique et les moyens
qui existent pour en assurer l’application.
Identification des objectifs
On peut avoir recours à un gestionnaire.
Le propriétaire se réserve le
droit de faire appel à une entreprise
de gestion pour exploiter ses immeubles locatifs.
L’entreprise de gestion peut changer
selon l’immeuble. Lorsqu’on fait
appel à une telle entreprise, les renseignements
personnels des locataires dudit immeuble,
passeront du propriétaire à l’entreprise
de gestion et pourront être recueillis,
employés et divulgués à toute
fins pertinentes. Dans le cadre de cette entente,
le locataire ne peut retirer son consentement
ni pendant la durée ni lors du renouvellement
de son bail.
Les copropriétaires. Les immeubles
peuvent être détenus en copropriété par
un ou plusieurs copropriétaires. Le
copropriétaire peut être différent
selon l’immeuble et peut changer de
temps en temps. Lorsqu’un immeuble est
détenu en copropriété,
les renseignements personnels des locataires
de cet immeuble peuvent passer du\des copropriétaire(s)
au propriétaire et peuvent être
receuillis, employés et divulgués,
par soit le(s) copropriétaire(s) et\ou
le propriétaire à toutes fins
pratiques. Dans le cadre de cette entente,
le locataire ne peut retirer son consentement
ni pendant la durée ni lors du renouvellement
de son bail.
Location et affaires. Les renseignements
personnels sont recueillis afin de permettre
au propriétaire de mener ses affaires.
Cela sous-entend tout ce qui a trait à la
possession, l’exploitation, la gestion
ou l’administration des lieux locatifs – tout
ce qui concerne l’exercice des droits
du propriétaire, l’exécution
de ses obligations ou l’application
des recours dictés dans le bail, par
la loi ou par toute autre entente à laquelle
le propriétaire et le locataire ou
le propriétaire et la personne garante,
sont soumis. D’autres activities relatives à la
location dans l’immeuble (par exemple,
répondre aux requêtes des locataires,
se présenter devant le tribunal de
la régie des loyers de l’Ontario),
la perception des loyers ou autres sommes
dues, ou renseigner les locataires des différents
règlements de l’immeuble) et
autre occupation pertinente à la gestion
de toute entreprise, telle l’établissement
de dossiers pour fins de déclaration
d’impôts ou l’émission
de reçus. Le consentement ne peut être
retiré ni pendant la durée du
bail, ni lors de son renouvellement, ou pendant
que le locataire est encore débiteur
du propriétaire.
Déclaration pertinente raisonnable.
Lorsque le propriétaire vend ou finance
un immeuble, les renseignements personnels
des locataires et de la personne qui se porte
garante (s’il y a lieu) doivent être
divulgués à l’éventuel
acheteur ou agent hypothécaire. Parmi
les renseignements divulgués, on trouvera
: l’emplacement et les dimensions des
lieux locatifs, le montant du loyer, si tel
est le cas, les arrérages de loyer
actuels ou passés, la cote de crédit
du locataire et de la personne garants ainsi
que d’autres renseignements similaires.
Le registre des loyers sert à l’évaluation
de la valeur marchande d’un immeuble.
Il est impératif que sa teneur soit
divulguée à l’acheteur
ou à l’agent hypothécaire
pour permettre d’estimer les risques
dans l’achat ou le financement d’un
immeuble. Le consentement ne peut être
retiré ni pendant la durée du
bail, ni lors de son renouvellement.
Les fins de commercialisation secondaires.
Le propriétaire peut employer et divulguer
des renseignements personnels qui ne comportent
rien de confidentiel, tels les noms et adresse, à d’autres
organisations pour des services de marketing
aux locataires. Toutefois, le consentement
dans de tels cas, peut être retiré à tout
moment en contactant le propriétaire
par téléphone ou à l’adresse
indiquée à la fin de ce document,
cependant le propriétaire demandera
un avis de 30 jours avant d’effectuer
ce retrait. Il faut souligner, que le marketing
aide le propriétaire à maintenir
ses bas prix; lorsqu’on retire ce consentement
de divulgation des renseignements non-confidentiels,
les conséquences pourraient se traduire
en une hausse des loyers.
Vérification du crédit. Les
renseignements personnels sont recueillis
dans le but de mener une vérification
de crédit des éventuels locataires
ainsi que de la personne qui se porte garante
(s’il y a lieu). La vérification
du crédit est un outil d’évaluation
de risques qui certifie que vous serez en
mesure d’effectuer le paiement de votre
loyer ou, dans le cas de personnes garantes,
pour déterminer leurs capacités à tenir
un tel rôle. En refusant de fournir
de tels renseignements, et de consentir à ce
qu’ils soient employés afin d’effectuer
des vérifications, le propriétaire
se réserve de droit de vous refuser
la location d’un loyer. Ce dernier conservera
les résultats de vérification
de crédit pour une période allant
de deux semaines à sept ans, à la
suite (i) d’un refus ou (ii) au terme
de votre location.
Les références. (1) Les renseignements
personnels du locataire peuvent être
employés pour fournir l’historique
de son crédit et son historique de
location à des tiers. Votre consentement
devient alors automatique dans de tels cas.
(2)Les renseignements personnels du locataire
sont recueillis afin de mener des vérifications
de références durant la demande
d’application. Ces vérifications
comprennent des renseignements de l’actuel
propriétaire et de tout autre propriétaire
précédent en ce qui a trait
au paiement du loyer, du bruit, et des plaintes.
Les vérifications comprendront également
une confirmation de l’identité de
votre employeur et de votre salaire. Les vérifications
de références sont autant d’outils
d’évaluation de risques qui permettent
de vérifier vos capacités de
louer. Votre refus de fournir des noms et
numéros de téléphone
ou de consentir à ce qu’ils soient
utilisés pour vérification de
références, sont des raisons
suffisantes qui permettent au propriétaire
de refuser de vous louer un logement. Ce dernier
conservera les résultats de vérification
de crédit pour une période allant
de deux semaines à sept ans, à la
suite (i) d’un refus ou (ii) au terme
de votre location.
Identification. Les renseignements personnels
sont recueillis afin d’établir
votre identité. Le consentement ne
peut y être retiré, ni durant
votre bail ni lors de son renouvellement.
Évaluation. En vertu de la Loi
sur l’évaluation (Ontario) vos renseignements
personnels doivent être révélés à la
Corporation municipale de l’évaluation
de la propriété dans le but
d’estimer la valeur de la propriété que
vous habitez. Ces renseignements sont fournis
pour des raisons de taxation municipale. Dans
un tel cas, votre consentement n’est
pas requis étant donné que la
divulgation de ces renseignements est exigée
et conforme aux lois provinciales.
La demande à l’accès
du colocataire. Vos renseignements personnels
peuvent être révélés à un
locataire ou une personne garante avec qui
vous avez signé une entente de location,
si ce locataire ou garant requiert l’accès à ses
propres renseignements personnels.
Changement de propriétaire ou de
gestion. Lors d’une vente ou d’un
changement de la gestion d’un immeuble,
vos renseignements personnels peuvent être
dévoilés à l’acheteur
ou au nouveau gestionnaire de l’immeuble,
et employés par eux, s’il y a
lieu, pour toutes fins indiquées dans
la politique. Le consentement ne peut être
retiré ni pendant la durée du
bail, ni lors de son renouvellement.
Consentement
Le consentement est obligatoire pour la
collecte de renseignements personnels aux
fins ci-dessus mentionnées, ou toutes
autres fins que le propriétaire précisera.
Le type de consentement requis par le propriétaire
changera en fonction du caractère confidentiel
de l’information requise et des attentes
raisonnables du locataire, du candidat et
de la personne garante. Le consentement sera
implicite pour toutes les raisons à moins
qu’on indique que pour une telle raison
spécifique, le consentement explicite
sera exigé.
Le propriétaire se réserve
le droit de recueillir, d’employer ou
de divulguer vos renseignements personnels
sans votre consentement dans les circonstances
consignées dans la LPRPDE. Par exemple,
il peut soumettre ces renseignements à une
agence de recouvrement pour pouvoir récupérer
la somme d’un loyer dû.
Limitation de la collecte
Le propriétaire ne recueillera pas
de renseignements personnels à tort
et à travers. Il se bornera à recueillir
les renseignements pertinents à son
dossier.
De façon générale, le
propriétaire recueille des renseignements
personnels par votre entremise, mais ces derniers
peuvent également être recueillis
d’autres sources, incluant les bureaux
de crédit, les employeurs, les propriétaires
précédents, les sources de références
et d’autres locataires ou personnes
qui estiment être en mesure de fournir
des renseignements.
Les renseignements personnels que vous divulguez
au propriétaire peuvent être
perçus de différentes manières
: soit, directement de votre bouche, par le
biais de vos transactions avec le propriétaire
ou par ce qu’il aura observé à votre
propos.
Le type de renseignement personnel recueilli
comprend : (i) des renseignements relatifs à la
location, notamment, les noms, adresse, le
coût du loyer, l’historique de
paiement, les plaintes, les requêtes
etc.; (ii) l’information nécessaire à la
vérification de crédit, (iii)
l’information nécessaire pour évaluer
vos aptitudes de location, telles, les détails
sur votre emploi et des références
de propriétaires précédents;
et (iv) des renseignements utiles pour établir
votre identité.
Restrictions, divulgation et conservation
Le propriétaire emploie et divulgue
les renseignements seulement aux fins pour
lesquelles ils étaient originellerement
destinés, ou en conformité avec
la LPRPDE. Si pour une nouvelle raison ces
renseignements doivent être utilisés
ou divulgués il faudra consigner la
raison et obtenir auparavant votre consentement
pour ce faire.
À moins d’avis contraire, le
propriétaire conservera les renseignements
personnels d’un locataire pour une période
minimale de sept ans, suivant l’expiration
du bail. On se débarrassera des renseignements à l’aide
d’un déchiqueteur ou par une
autre forme de destruction. On peut également
avoir recours aux services d’un tiers
pour la destruction de ces renseignements,
toutefois, on exigera de lui une garantie
de la protection desdits renseignements.
Exactitude
Les renseignements personnels seront précis,
complets et actuels tel que requis pour les
besoins auxquels ils sont destinés.
Le locataire se doit d’informer le propriétaire
des changements survenus dans ses renseignements
personnels. Le propriétaire vous exhorte à examiner
votre bail, l’application ou tout autre
document que vous lui soumettrez afin de vous
assurer de leur exactitude. Si vous doutez
de l’exactitude des renseignements recueillis
par votre propriétaire, contactez-le
au numéro de téléphone
ou à l’adresse indiquée à la
fin de ce document.
Garanties
Le propriétaire protège les
renseignements personnels contre la perte
ou le vol, et contre l’accès
sans permission, la divulgation, la copie,
l’utilisation ou la contrefaçon,
au moyen de mesures de sécurité appropriées à la
nature confidentielle des renseignements.
Les documents sont protégés
en les maintenant dans des endroits réservés
aux employés, et\ou entreposés
dans des filières ou pièces
verrouillées. Les employés du
propriétaire comprennent la nécessité de
protéger ces renseignements et ne les
utilisent qu’au besoin. Le propriétaire
se sert également de pare-feux et de
mots de passe afin de protéger les
renseignements personnels électroniques.
Ouverture
Les règles et pratiques relatives à la
gestion des renseignements personnels sont
consignées dans la présente
politique. Vous pouvez obtenir des informations
et des documents supplémentaires du
commissaire à la vie privée.
Ils comprennent :
- Un formulaire de demande de renseignements
personnels pour demander ou avoir accès
aux renseignements personnels dont dispose
le propriétaire, et
- Un formulaire de plainte sur la confidentialité, utilisé pour toute plainte sur la façon dont le propriétaire fait usage des renseignements personnels.
Accès individuel
Par demande écrite, le propriétaire
divulguera l’existence, l’utilisation
et toute divulgation qu’il aura faites
des renseignements personnels et vous donnera
l’accès à vos renseignements.
Les demandes écrites devraient être
adressées au commissaire à la
vie privée à l’adresse
indiquée à la fin de ce document.
Les formulaires de demande de renseignements
personnels sont disponibles auprès
du propriétaire. Si vous avez besoin
d’aide au sujet de cette requête,
veuillez contacter le commissaire à la
vie privée.
Le propriétaire donnera suite à une
demande d’accès dans les trente
(30) jours, à moins d’un besoin
de temps supplémentaire, en vertu de
la LPRPDE, auquel cas la demande pourrait
se prolonger pendant trente (30) jours supplémentaires.
Le propriétaire pourrait percevoir
des frais de requête , à condition
que vous en soyez instruit à l’avance
et que vous ne retiriez la requête.
Le propriétaire pourrait exiger des
informations supplémentaires afin de
pouvoir localiser certains renseignements
personnels. Si tel est le cas, les renseignements
supplémentaires ne seront employés
que pour localiser lesdits renseignements
personnels.
Si les renseignements personnels que vous
avez déjà soumis se révèlent
incomplets ou erronés, ils seront modifiés
en conséquence. Là où il
y a indication, ces nouveaux renseignements
seront transmis à des tiers qui les
utilisent déjà.
Dans certains cas, le propriétaire
ne se pliera pas aux demandes d’accès.
- Si elles révèlent des informations
au sujet d’un tiers;
- Si les renseignements personnels sont sujets à des sollicitations commerciales;
- Si ce faisant, elles révèlent des renseignements confidentiels de nature commerciale; et
- Si ces renseignements avaient été recueillis au cours de la procédure de résolution d’une dispute formelle.
Si le propriétaire ne se soumet pas à une
demande d’accès, il vous fera
connaître les raisons de ce refus.
Conformité à la règlementation
Toute question concernant le respect de la
PRRPDE par le propriétaire devrait être
soumise au commissaire à la vie privée.
Pour porter plainte, un formulaire de plaintes
concernant la protection de la vie privée
est disponible au bureau du commissaire à la
protection de la vie privée. Le propriétaire
fera des recherches et répondra aux
plaintes soumises par écrit dans les
quatre-vingt-dix jours (90) suivant la réception
de la plainte. Si le propriétaire trouve
une plainte justifiée ce dernier prendra
les mesures nécessaires, incluant,
si besoin est, l’amendement de ses procédures
et politiques.
À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Osgoode Properties Ltée.
1284 Rue Wellington
Ottawa, Ontario
K1Y 3A9
(Téléphone)
: (613) 729-0656
(Téléc) : (613) 729-7991
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